En los ambientes laborales, todos somos participes de varios procesos o flujos de trabajo que pasan por nuestro escritorio. Por lo tanto, si queremos ser productivos y eficientes, es muy importante comprender la dinámica y el funcionamiento de cada flujo de trabajo, además prestarles la debida atención, análisis y valor agregado. Flujo de trabajo se refiere al “movimiento de tareas o proyectos que uno atiende en su rutina diaria”. Esto ocurre en todas las organizaciones, en todas las profesiones, cargos u oficios, sin importar jerarquías o rubros de negocio.

Metafóricamente hablando, en nuestros trabajos “todos somos como una estación de tren (nuestro escritorio o nuestro correo electrónico) por el cual pasan varios trenes (el flujo de tareas) durante el día”. El paso de esos “trenes” por la estación debe ser atendido y coordinado para que todo salga bien de manera rápida y eficaz.

Tener conciencia que cada puesto de trabajo es como una estación de tren, es de gran utilidad para ser más productivos y entender los desafíos de administrar nuestro tiempo. La administración del tiempo en realidad es la administración del flujo de trabajo, es decir, es el resultado de la buena administración del flujo de trabajo. Las personas que tienen una visión dinámica de su lugar de trabajo, y se ven a sí mismas como “una estación de tren”, son más productivas y eficientes en su gestión.

Lo que uno realmente administra son los pedidos que solicitan terceras personas o los realizados por uno mismo. La capacidad de una persona de administrar sus pedidos o compromisos, de la mejor manera posible, es lo que al final se conoce como “administración del tiempo”.

Las personas que no administran bien su tiempo por lo general no reconocen que existen esos flujos de trabajo, por lo tanto, no lo administran, o simplemente “trabajan” sin tener esa mirada de movimiento dinámico y de “estación de tren”, mencionada más arriba. Otros reconocen que existe el flujo de trabajo, pero no “están a cargo”, por consiguiente el impacto es la baja productividad o mala administración del tiempo.

Los flujos de trabajo precisan de personas que actúen como “dueños” de lo que está sucediendo. Si cada flujo de trabajo no tiene una cadena de “dueños”, no habrá eficiencia organizacional. Para atender el tramo de flujo de trabajo personal, es necesario planificar, organizar, ejecutar y controlar ese flujo de trabajo, darle importancia y un tratamiento adecuado. Implica también evaluar, tomar decisiones, y tener un sistema o una metodología que brinda confianza de que lo que “llega a la estación” será atendido adecuadamente. El dueño de cada estación debe diseñar ese sistema, que mayormente consiste en hacer una lista de diaria de pendientes, usar una agenda semanal, planificar cada día, semana, mes, año, delegar y usar otras herramientas que ayuden a administrar el tiempo y el flujo de trabajo.

Cuando uno escucha: “Debemos organizarnos mejor”, en realidad creo que se está diciendo “debemos ser más dueños de nuestros flujos de trabajo”.

Preguntas para meditar:
1. ¿Comprendo el contexto general en el cual está inmerso mi puesto de trabajo? ¿Tengo una visión de conjunto?
2. ¿Actúo como “dueño” de los flujos de trabajo que pasan por mi “estación”?
3. ¿Tengo un sistema de mi confianza para atender los flujos de trabajo?
En conclusión, la clave para ser más productivos, administrar mejor nuestro tiempo y sentirnos bien, es estar realmente involucrado y comprometido con el flujo de trabajo personal.

Artículo escrito por Guido R. Britez Balzarini, publicado originalmente en La Noción 17 Noviembre de 2015