En el sistema Gestión del Desempeño, la fase de Planificación  se realiza a comienzos del año, la fase de Seguimiento  durante el año y la fase de Evaluación al final. Por los motivos que explico más adelante, la piedra angular del sistema no es realmente  la fase de Evaluación, sino la fase de Planificación, sin embargo, en muchas organizaciones se la omite y se lleva a cabo directamente la fase de Evaluación a fin de año. La fase de planificación es realmente el punto de partida natural del sistema y es muy útil para todas las partes involucradas : el evaluador, el evaluado y la organización.
 
Omitir la fase de planificación hace más difícil la tarea del evaluador a fin de año, ya que tendrá que evaluar sobre objetivos o parámetros que no fueron previamente acordados con el evaluado, lo cual causa a todos mucha frustración. Por ejemplo, el evaluado con justa razón podrá reclamar a su evaluador : ¿Era eso lo que querías?”… ¿Porque no me dijiste antes lo que exactamente querías que haga?” y otras expresiones similares, que son comentarios que crean un ambiente difícil para la labor del evaluador.  La omisión de la fase de Planificación en la Gestión del Desempeño es algo muy injusto y – para mi gusto – hasta raya la falta de respeto hacia el evaluado.
 
Llevar a cabo la fase de planificación requiere que el evaluado invierta aproximadamente 2 horas de preparación antes de la reunión y luego  unos 45 a 60 minutos para conversar con su gerente o futuro evaluador sobre los parámetros u objetivos que utilizara para evaluar su desempeño al final del año.
 
La fase de planificación es una excelente herramienta para :
 
1. Hablar de expectativas o “como trabajar mejor juntos”
Durante todo el año, el empleado y el gerente hablan mucho sobre el “contenido o el ‘que’ laboral”, lo que hay que lograr, etc., sin embargo, muy pocas veces ambas partes tienen la oportunidad de hablar del “como” realizar mejor las tareas y trabajar mejor juntos. La fase de planificación es una excelente oportunidad anual para que el gerente comunique a su colaborador sus estándares de desempeño, de “como” quiere que se realicen las tareas en el área y el empleado puede también aportar su punto de vista o preguntas, gestando así un dialogo útil para ambos.  El sistema Gestión del Desempeño en el fondo es un gran proceso anual de comunicación entre el gerente y su colaborador.
 
2. Empoderar al colaborador con su propio desempeño
La planificación del desempeño debe ser realizada con mucho protagonismo del empleado de manera  que se sienta empoderado o dueño de su propio desempeño.  El empleado debe analizar su situación actual, evaluar el contexto en el que está operando, sopesar sus fortalezas y debilidades, evaluar oportunidades y amenazas, y proponer a su gerente los objetivos o competencias a lograr durante el año. Si el gerente no está de acuerdo, se debe mantener varias conversaciones hasta ponerse de acuerdo.
 
4. Facilitar la evaluación a fin del año
Avisar de antemano al empleado sobre como exactamente será evaluado es un acto de justicia y mínimamente de buena educación. Si el empleado fue bien avisado a comienzos del año, no debería haber motivos para temer ser evaluado o para que el gerente tema evaluar.
 
5. Crear un marco para hacer seguimiento durante el año
La planificación anual crea el marco desde el cual se puede hacer un seguimiento más preciso al desempeño semanal y mensual, ya que ayuda a focalizar durante el año en los objetivos o competencias que se acordaron en la fase de planificación.
 
Si una empresa no tiene formalmente implementada la fase de planificación del desempeño, igual recomiendo a sus gerentes realizarlo,  al menos de manera informal, con sus colaboradores cercanos.
 
En resumen, la fase de planificación es clave porque provee la oportunidad de hablar sobre “como trabajar mejor”, alienta a que el empleado se sienta artífice de su propio desempeño, facilita el seguimiento durante el año, aclara las expectativas, aumenta las comunicaciones y facilita la evaluación al final del año. La evaluación en si es solo una parte de lo que se quiere lograr, lo más importante es que gerente y colaborador anualmente diseñen y lleven a cabo la mejor manera de trabajar juntos y  lograr el máximo desempeño posible.

Artículo escrito por Guido R. Britez Balzarini, publicado originalmente  en la Revista FOCO en Febrero de 2022