Todos hemos comprobado que fácilmente podemos olvidarnos de las cosas. ¿Quién no se olvido alguna vez de algo que tenía que llevar consigo o algo que hacer?

Aunque las funciones del cerebro incluyen recordar cosas, el cerebro actúa mejor cuando se le pone información enfrente, por ejemplo es rapidísimo para hacer cálculos, proyectar, imaginar, evaluar, tener una opinión y encaminar hacia la toma de  decisiones.

Entonces, es aconsejable no irse contra la naturaleza y  usarlo para lo que más sabe hacer: procesar información. Este concepto es de gran utilidad para organizarse mejor y administrar mejor el tiempo. Dejemos que el cerebro haga lo suyo y nosotros hagamos lo nuestro: presentarle información para procesar.

Me refiero a llevar a cabo el mismo concepto que Norton y Kaplan implementaron con el Cuadro de Mando Integral, en el que para aumentar la eficacia de los ejecutivos, se recomienda que tengan periódicamente frente a sus ojos unos cuantos  indicadores de gestión de la empresa, tal como un conductor de auto necesita ver el tablero con el marcador de velocidad, RPM, temperatura del motor, etc.

Aquellos que administran mal su tiempo por lo general hacen un mal uso del cerebro al querer usarlo como un “anotador”. Sin embargo, la acumulación de información al estilo de un anotador promueve el estrés y la preocupación. Solo la acción tranquiliza, acalla el cerebro y lo pone en estado productivo. La acción nos hace sentir bien, nos da una sensación de progreso.

En la gestión del tiempo, es importante sacar del cerebro todas las cosas que están dando vuelta en nuestra cabeza, tales como situaciones amorfas, no clarificadas, no explicitadas, no definidas y que sabemos que debemos atender. Ese es el primer paso para una buena gestión del tiempo: una lista bruta “bajada” a algún dispositivo (computadora, agenda, libreta, etc.) de todo lo que de sabemos que debemos hacer, sean pedidos de otros o compromisos que hemos hecho con nosotros mismos.

El siguiente paso es hacernos la pregunta: ¿Cual es la siguiente acción?  De esa manera vamos a ir generando una lista de pendientes que cada tanto debemos mirar diaria y semanalmente para guiar nuestras acciones.  De manera casi inconsciente, generalmente aplicamos tres criterios para elaborar la lista de pendientes: Situación actual, tiempo y energía disponible, y finalmente un sentido de prioridad.

Todo este proceso significa que debemos saber reflexionar, algo que le cuesta a los que administran mal su tiempo. Para administrar el tiempo, es necesario reflexionar sacando las cosas del cerebro.